Operatoren können jederzeit wunschgemäß Notizen zu Objekten hinzufügen. Neben der Notiz sind Operatorname, Datum/Zeit der Aktualisierung sowie mit der Bearbeitung des Objekts verbrachte Zeit aufgeführt. Sie können die Notiz auch mit einem passenden Bild zur Anzeige der durchgeführten Aktion kennzeichnen, zum Beispiel ob eine E-Mail gesendet wurde oder Sie telefonisch mit dem Benutzer Kontakt aufgenommen haben.
1.Öffnen Sie den gewünschten Vorfall, Problems oder Änderungsanfrage.
2.Klicken Sie auf die Schaltfläche ”Hinzufügen” im Abschnitt ”Zusätzliche Informationen”. Das Editor-Fenster wird eingeblendet.
3.Geben Sie die Kategorie der Notiz an: standardmäßiger Web-Eintrag, E-Mail oder Telefon. Bei Auswahl von E-Mail geben Sie die Empfängeradressen ein.
Hinweis: Es wird automatisch der von diesem Operator in seinen letzten 10 Eingaben am häufigsten verwendete Eingabetyp verwendet.
4.Beim Senden einer E-Mail lassen sich alle mit dem Objekt verknüpften Dateien anhängen. Klicken Sie auf ”Hinzufügen” und wählen Sie die gewünschte Datei. Sie können auch wählen, eine E-Mail-Vorlage zu verwenden. Auf das Symbol Vorlage einfügen 
klicken und dann die gewünschte Vorlage aus der Dropdownliste wählen.
Hinweis: Sie können automatisch eine E-Mail-Vorlage laden. Dazu die gewünschte Vorlage aus der Dropdownliste Standardvorlage in den Einstellungen der ausgehenden E-Mail wählen.
5.Geben Sie mithilfe der Symbolleistensymbole gewünschte Zusatzinformationen und Format ein.
6.Die im Editor verbrauchte Zeit wird angezeigt. Diese wird dann zur Gesamtzeit für den Objekt hinzugefügt. Sie können gegebenenfalls anhalten oder den Timer zurücksetzen.
7.Klicken Sie auf ”Speichern”. Der Objekt wird mit den zusätzlichen Informationen aktualisiert.
Hinweis: E-Mails werden aufgrund der konfigurierten Mail Server-Einstellungen gesendet.