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Bei NetSupport ServiceDesk können Sie eine Bibliothek mit benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen anlegen. Dies liefert einen nützlichen Mechanismus zur Ausgabe automatischer Benachrichtigungen an Benutzer in einer Reihe von verschiedenen Szenarien. Zum Beispiel bei der Änderung der Person, der ein Problem zugewiesen wird, oder wenn Sie den Status eines Problems eskalieren möchten. Die Regeln für den Ort, an den eine bestimmte Vorlage gesendet wird, werden unter der Option “Verwaltung – Benachrichtigungen” eingestellt und beim Erstellen einer E-Mail zu Eskalationszwecken müssen Sie auch die Kriterien unter der Option “Verwaltung – Workflow” einstellen.

 

Hinweis: E-Mail-Vorlagen lassen sich auch beim Senden einer E-Mail von einem Vorfall, einem Problem oder einer Änderungsanfrage aus verwenden. Sie können diese E-Mails so einrichten, dass automatisch eine E-Mail-Vorlage geladen wird. Dazu die gewünschte Vorlage aus der Dropdownliste Standardvorlage in den Einstellungen der ausgehenden E-Mail wählen.  

 

Erstellen einer E-Mail-Vorlage

1.Wählen Sie die Verwaltung-Registerkarte und klicken Sie das Vorlagensymbol im Email-Abschnitt der Symbolleiste an.  Eine Liste der vorhandenen Vorlagen wird eingeblendet. Sie können ein Objekt bearbeiten, indem Sie auf Bearbeiten neben der gewünschten Vorlage klicken.

2.Wählen Sie in der Symbolleiste die Option “Neue Vorlage”.

3.In der Standardeinstellung steht die Vorlage für Benachrichtigungen, Vorfälle, Probleme und Änderungsanforderungen zur Verfügung. Deaktivieren Sie Optionen, für die die Vorlage nicht zur Verfügung stehen soll.

4.Geben Sie eine kurze Beschreibung der Vorlage, den Namen des Absenders und den Betreff ein.

5.Geben Sie den Inhalt der E-Mail ein. Wählen Sie, ob dies im HTML- oder Nur-Text-Format geschehen soll.

6.Es lassen sich eine Reihe von Variablen mit einschließen, um die E-Mail persönlicher zu gestalten. Wenn Sie in HTML senden, können Sie die gewünschten Variablen einfügen, indem Sie diese aus der Dropdownliste Variablen wählen.

7.Klicken Sie auf "Speichern".