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NetSupport ServiceDesk kann mehrere Mailboxen nach neuen E-Mail-Nachrichten absuchen und dann durch Anwendung gewisser Regeln neue Objekte erstellen oder vorhandene Objekte anhand des Inhalts der eingehenden Mail aktualisieren. Wenn Sie mehrere Mailboxen haben, können Sie unterscheiden, an welche Mailbox die eingehenden E-Mails gesendet werden und so sicherstellen, dass E-Mails automatisch der richtigen Abteilung zugewiesen werden.

 

Wenn die E-Mail eintrifft, wird sie überprüft und folgende Aktionen finden statt:

 

•Wenn ServiceDesk feststellt, dass sich die Nachricht auf einen vorhandenen Objekt bezieht, wird der Objekt mit dem Inhalt der E-Mail aktualisiert.

•Wenn die Nachricht nicht auf einen vorhandenen Objekt bezogen werden kann, versucht ServiceDesk, einen neuen zu erstellen. Damit dies möglich ist, muss die E-Mail eine minimale Informationsmenge enthalten. ServiceDesk richtet sich nach den von Ihnen erstellten E-Mail-Regeln zur Suche der Daten, um den Objekt aufzufüllen.

 

Hinweis: Ein neues Objekt und ein neuer Benutzer lassen sich aus allein dem Namen und der E-Mail-Adresse eines neuen Kontakts erstellen. Dies lässt sich in den Mailservereinstellungen für spezifische E-Mail-Adressen einstellen.

 

•Alle E-Mails, die keinen der vordefinierten Regeln entsprechen, werden im Mail Center von ServiceDesk gespeichert. Hier können Sie vom Bediener manuell aktioniert werden.

Hinweis: Damit ServiceDesk eingehende E-Mails bearbeiten kann, müssen Sie Ihre POP3 Server-Einstellungen konfigurieren.  

 

1.Wählen Sie die Registerkarte Verwaltung und klicken Sie auf das Regeln-Symbol im Email-Abschnitt der Symbolleiste.

2.In der Strukturansicht sind mehrere vordefinierte Kategorien angezeigt. Diese entsprechen den verschiedenen Datenfeldern, die sich in einem Objekt finden lassen. Sie können beliebig vielen dieser Kategorien Regeln hinzufügen, um sicherzustellen, dass ServiceDesk in der E-Mail genügend Details zum Auffüllen eines Objekts finden kann. Als Mindestanforderung sollten Sie eine Regel haben, die entweder die E-Mail-Adresse, den Namen oder den Windows-Benutzernamen des Kontakts findet und eine für die Beschreibung des Kategorie sowie eine für die Objekteschreibung.

3.Klicken Sie auf die Schaltfläche “Neue Regel” in der Symbolleiste.

4.Geben Sie die Eigenschaften der Regel ein.

 

•Geben Sie einen passenden Namen für die Regel ein.

•Geben Sie die Stelle in der E-Mail an, wo ServiceDesk nach den Daten zum Auffüllen der einzelnen Objekt-Datenfelder suchen soll.

•Geben Sie das Zielfeld an.

•Wählen Sie die beste Option zum Suchen der Daten. Je nachdem, was Sie ausgewählt haben, können Sie ein oder zwei variable Datenobjekte zur Unterstützung bei der Suche nach den gewünschten Optionen angeben.

•Legen Sie fest, ob die Groß-/Kleinschreibung bei der Suche berücksichtigt werden soll.

•Sie können die Regel wunschgemäß aktivieren oder deaktivieren.

 

5.Klicken Sie auf “Speichern”.