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In der Strukturansicht lassen sich innerhalb der einzelnen Unternehmen mehrere Abteilungen und Unterabteilungen erstellen.

 

Besonders wichtig beim Hinzufügen einer neuen Abteilung zur Datenbank ist die Überlegung, ob es sich dabei um einen "Endbenutzer" oder einen "technischen" Bereich handeln wird. Wenn Sie möchten, dass der Abteilung Objekte zugewiesen werden, muss sie als „technisch“ gekennzeichnet und mit den angemessenen Berechtigungen ausgestattet werden.

 

Erstellen einer neuen Abteilung:

1.Wählen Sie die Registerkarte „Verwaltung“ und klicken Sie auf das Symbol „Benutzer“ in der Symbolleiste. Die aktuelle Strukturansicht wird eingeblendet.

2.Wählen Sie in der Symbolleiste die Option "Neue Abteilung". Das Fenster "Neue Abteilung" wird eingeblendet.

3.Geben Sie Folgendes ein. Mit einem * gekennzeichnete Felder müssen ausgefüllt werden:

 

Wählen Sie das Unternehmen, mit dem die Abteilung verknüpft werden soll. Wenn Sie eine Unterabteilung erstellen möchten, wählen Sie die übergeordnete Abteilung. Wenn die Abteilung für den Empfang und die Lösung von Problemen verantwortlich sein soll, kennzeichnen Sie als "technisch".

 

Beschließen Sie letztendlich, wem von dieser Abteilung ausgelöste Objekte zugewiesen werden sollen. Sie können sie an eine andere technische Abteilung oder einen ServiceDesk-Bediener senden. Wenn diese Informationen auf Unternehmensebene hinzugefügt wurden, brauchen Sie die gleichen Details nicht wieder anzugeben, da sie geerbt werden. Sie können jedoch ggf. für einzelne Abteilungen einen anderen Verantwortlichen auswählen.

 

4.Klicken Sie auf "Speichern".

5.Die neue Abteilung wird zur Strukturansicht hinzugefügt.

6.Während der neue Record in der Strukturansicht ausgewählt ist, wenden Sie die gewünschten Einstellungen, Berechtigungen und Operatoren an. Ferner können Sie, sobald zu einer Abteilung "Benutzer" hinzugefügt wurden, einen "Abteilungsleiter" zuweisen. Als Bestandteil des Workflowprozesses lassen sich automatische E-Mail-Benachrichtigungen an die ernannte Person kopieren.

 

Wenn es sich hierbei um eine technische Abteilung handelt, können Sie wählen, wem neue Einträge zugewiesen werden sollen (standardmäßig werden sie dem Abteilungsleiter zugewiesen). Die folgenden Zuweisungsmethoden stehen zur Verfügung:

 

Manager - neue Einträge werden dem Abteilungsleiter zugewiesen.

Bestimmte Person - neue Einträge werden einer bestimmten Person in der Abteilung zugewiesen (Sie müssen den Benutzerdatensatz anlegen, ehe Sie dies tun können).

Ring - neue Einträge werden automatisch nacheinander allen Benutzern zugewiesen, damit sie gleichmäßig verteilt werden.

Belastungsausgleich - neue Einträge werden dem Benutzer mit den wenigsten offenen Einträgen (Einträgen, die nicht abgeschlossen sind) zugewiesen.

 

Hinweis: Standardmäßig haben alle Operatoren Zugriff auf die Abteilung in der Strukturansicht. Diese Funktion kann bei der Bearbeitung einer Abteilung gegebenenfalls eingeschränkt werden.